Ответ может звучать очень просто, следуя из принципов работы нашей компании: потому что работая с нами, вы можете расчитывать на открытость, чесность, профессионализм и ответственность за результат! Просто, красиво и понятно но, пожалуй, слишком рекламно. Давайте поговорим в практическом поле и надеемся, что этот раздел ответит на основные вопросы об аутсорсинге вообще, а также методах и принципах оказания этих услуг конкретно нашей компанией. Мы ответственно и профессионально относимся к своей работе, и поэтому не склонны расказывать сказки для привлечения заказчиков, а потом сглаживать углы. Поэтому поговорим на этой страничке открыто.
В 2009 году исполнилось два года работы нашей компании на рынке Украины. Кризис, много встреч, переговоров, много предложений и возражений от компаний с которыми мы наладили сотрудничество и теми, которые стали клиентами других аутсорсинговых фирм или отказались от аутсорсинга вообще, заставляет немного порассуждать и проанализировать этот период, а заодно и ответить более конкретно на вопрос «Почему мы?».
Из всех аутсорсинговых услуг, оказываемых нашей компанией, аутсорсинг бухгалтерии вызывает наиболее сложные дискуссии с потенциальными заказчиками. Это обусловлено тем, что в случае оказания аутсорсинговых услуг по бухгалтерскому и налоговому учету для динамичной компании, особо остро стоит необходимость держать ежедневный контакт с заказчиком и всегда быть готовым к обмену информацией, а также обеспечивать реакцию по всем информационным каналам на его запросы максимально быстро, а иногда «на вчера». Поэтому, более подробно и для наглядности примера, остановимся на обсуждении именно аутсорсинга бухгалтерских услуг.
За два года существования компании мы выделили пять общих возражений, которые приводят клиенты и шестое чисто по аутсорсингу бухгалтерии: назовем их мифами.
Миф первый. Аутсорсинг бухгалтерских услуг – это всегда супер качественно, 100% гарантий и ответственности и никаких проблем! Панацея?
Ответим сразу - нет! Не существует вечного двигателя или философского камня. По крайней мере, пока.
Уже ни для кого не секрет, что такое аутсорсинг бухгалтерских услуг и какие выгоды получает компания, передав бухгалтерию внешнему подрядчику. Зайдите на любой сайт, любой аутсорсинговой компании и вы прочитаете стандартный ряд выгод и достоинств этого вида услуг. Но! Всегда есть «но», правда? Рассматривать договор с внешним подрядчиком как панацею от всех проблем, в том числе собственной штатной бухгалтерии – очень большая ошибка! Поясним на простом примере. Если вы хотите серийно производить одинаковые штампованные детали, то правильно подобранная автоматическая линия решит этот вопрос полностью. В этом случае линия является завершенной системой, которая требует для решения вашей задачи только вложить правильную заготовку на входе, и получить готовую деталь на выходе. Если же вы вложите на вход запрещенную производителем заготовку, то получите брак или поломку линии, за которую производитель нести ответственность не будет, так как проблема является результатом вашего внешнего воздействия, и вы оплатите ремонт.
Бухгалтерия в чистом виде – это тоже завершенная система, которая требует правильных данных в правильной документальной форме на входе, для нормального ведения учета на вашем предприятии и успешной сдачи правильных отчетов на выходе. Причем в данном контексте неважно, аутсорсинг это или штатная бухгалтерия. Документы с этими данными в бухгалтерию поступают (или не поступают) из других отделов как документальное оформление их работы: продажи, снабжение, склад, логистика и т.д. Если же у вас проблемы в остальных звеньях цепи бизнес процессов на предприятии и бухгалтерия не получает данные вообще, получает их в ненадлежащей форме, с опозданием или сами данные неправильные, то вы, как руководитель предприятия, в итоге получите результат аналогичный примеру со штамповкой и кроме себя, винить будет некого. Согласно Закону о бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине: основную ответственность за вопросы связанные с организацией и контролем бухгалтерского учета несет владелец или руководитель предприятия. Более того, бухгалтер обязан предотвращать и пресекать действия, которые нарушают правильность ведения учета!
Итог. Бухгалтерия на аутсорсинге – это не панацея от всех проблем, а еще один вариант организации этого бизнес-процесса в бизнес-модели вашей компании по которой она работает, и при правильном внедрении этого бизнес-процесса вы ощутите все преимущества внешней бухгалтерии при минимизации негативных явлений.
Миф второй. Безопаснее и конфиденциальнее иметь личного квалифицированного бухгалтера, который сидит в соседнем кабинете, занимается только вашей фирмой и ему всегда можно задать вопрос. К тому же, при необходимости, на него можно надавить.
Очень распространенный миф. Мы бы хотели прокомментировать его, разбив на части.
Итак, о возможности задать вопрос.
Сотрудничество с аутсорсинговой компанией может иметь разные формы, в том числе подразумевающие как полное отсутствие бухгалтера в вашем офисе, так и нахождение его непосредственно у вас, например, для оформления первичной документации и работы с клиент-банком. Так как кроме электронной подписи в клиент-банке и за вопросом типа «где главбух?» руководитель не ходит к второму-третьему-пятому бухгалтеру, а речь идет как-раз о главном бухгалтере, то сконцентрируемся на нем.
Сколько раз в день вы задаете главному бухгалтеру сидящему в отдельном кабинете профильные вопросы по телефону? Наверняка, достаточно часто. А как часто вы заходите к главному бухгалтеру в кабинет или вызываете к себе по чисто профильным вопросам? Гораздо реже. А если вычесть встречи в коридорах, «проходил мимо и зашел спросить» и т.д., то, из нашего опыта, остается очень немного спонтанных вопросов в месяц, которые стоят обсуждения лицом к лицу в закрытом кабинете с двумя чашками кофе. Для решения таких важных вопросов нужны встречи, но ведь назначить встречу бухгалтеру аутсорсера проблемы не составляет! Вопросы же, решаемые по телефону перестали быть проблемой с появлением мобильной связи, которая сейчас уж точно дешевле вашего времени.
Теперь о квалификации.Ни один директор, если он не вырос из бухгалтера, не разбирается в бухгалтерии лучше хорошего главного бухгалтера, не может быть уверен в его квалификации и уж точно его не перепроверяет. Поэтому чувство безопасности «соседнего кабинета» очень надуманно и призрачно, так как это никак не влияет на качество работы в этом кабинете. Напомним, что основную ответственность за организацию и ведение бухгалтерского и налогового учета несет именно руководитель и тут уже особенно ценны гарантии, которые предоставляет и оговаривает с вами юридическое лицо аутсорсер в договоре об оказании услуг.
О безопасности и конфиденциальности.По статистике, примерно 80% всей утечки информации связано с внутренними пользователями информационной системы, то есть вашими сотрудниками. Около 10-25% сотрудников можно полностью довериться, но примерно такое же количество воспользуется конфиденциальной информацией в корыстных целях при первом удобном случае, и остается 50-80% «неопределившихся», которых может качнуть в одну или другую сторону атмосфера в коллективе, личная неудовлетворенность, а может и ваша критика под настроение. Вы еще считаете, что люди в офисе безопаснее?
Соглашение о неразглашении коммерческой тайны с аутсорсером защищает вашу информацию и повышает конфиденциальность процессов, о которых нежелательно знать никому в офисе кроме дирекции, при этом нивелируя человеческий и личностный фактор в процессе работы.
Для примера приведем сторонних аудиторов, которых компании регулярно приглашают с проверкой: понаблюдайте за их работой со стороны. Кроме бухгалтерии никто из сотрудников толком не понимает, что они делают, как они это делают и к чему это приведет, а аудиторы не настроены ни с кем вести беседы, а потому удосуживаются от персонала только скользящих настороженных взглядов. Нет неформального взаимодействия – минимальный риск утечки информации.
Последняя часть мифа – надавить.Парадокс состоит в том, что на кого бы руководитель не давил, он рискует подставить самого себя. Все просто – закон. Мы не устанем повторять, что закон не интересуется, знакомы вы с ним или нет или кто вел учет в вашей фирме. Он четко оговаривает, что ответственны, прежде всего, вы лично, как директор или собственник. Необходимо понимать, что вам нужен именно непродавливаемый бухгалтер, который будет с вами спорить! Но спорить, не тормозя процесс, а постоянно находясь в поиске способов его оптимизации и адаптации к нуждам вашей компании следуя законодательству, таким образом, защищая и вас и себя.
Вы бы решились давить на своего адвоката в суде? Думаем, нет.Следует заметить, что из нашего опыта, если в компании есть места, где необходимо постоянно давить или «проталкивать» работу, то проблема именно в организации рабочего процесса, а не в этих местах.
Итог. Телефон, факс и e-mail решают вопрос оперативного консультирования практически полностью, а для специфичных вопросов вы всегда можете договориться о встрече и обсудить их.
Квалификация в виде оговоренного качественного результата гарантируется договором, в котором прописана конкретная ответственность юридического лица за ненадлежащее выполнение своих обязательств.
Конфиденциальность в работе с аутсорсером, как минимум не ниже, а даже выше чем в штатной бухгалтерии.
Смысл нормального взаимодействия – наладить работу таким образом, чтобы не было необходимости ни на кого давить, а тогда этот фактор просто перестает существовать.
Миф третий. За зарплату главного бухгалтера или немного выше, можно нанять Главного бухгалтера с функциями финансового директора, а аутсорсер за эти деньги совмещать эти функции не будет.
Конечно, не будет! Причина здесь только в абсурдности формулировки «Главный бухгалтер с функциями финансового директора». Это просто другая услуга, которую вы можете у нас заказать.
К сожалению, многие руководители и сами не понимают какие функции должен выполнять такого рода сотрудник, и что они рискуют не получить ни одного из специалистов. Практика показывает, что для маленьких компаний главного бухгалтера достаточно, а при росте компании до уровня, когда уже реально необходим финансовый директор, один человек просто не способен полноценно совместить эти две должности и делать работу хорошо хотя бы на одной из них. Конечно, есть некий «переходной буфер», когда на главбуха могут накладываться дополнительные функции, но они будут выборочны и реализованы в большинстве случаев достаточно примитивно. На то он и переходной.
Типовое
«Положение о бухгалтерии» ясно излагает, какие функции возложены на бухгалтерскую службу. Мало того, главный бухгалтер кроме рутинной учетной работы, должен хорошо знать законодательство, подготавливать массу отчетов и контролировать учетный процесс во всей компании. Для того чтобы ваш главный бухгалтер был профессионалом, последний должен не менее 30% своего рабочего времени уделять повышению квалификации и изучению законодательства. Если предположить, что главный бухгалтер имеет профильное образование, то для совмещения должности Финансового директора ему необходимо иметь как минимум еще одно образование – по экономике предприятий или финансовому менеджменту. Функциональные обязанности финансового директора изложены в типовом документе:
«Основные направления деятельности службы возглавляемой финансовым директором, директором по экономике и финансам». Проанализировав обязанности одной и другой должности, вы поймете, что задачи перед ними стоят диаметрально противоположные и практически несовместимые. Объединив эти две должности вы не получите отдачи ни от одной из них и это не потому что Ваш «Главный бухгалтер - Финансовый директор» профессионально непригоден, просто невозможно совместить несовместимое. Если к самосвалу приделать крылья, то Вы не получите самолет, хотя ездить с крыльями он таки будет.
Ваше предприятие выросло до уровня, когда Вам нужен специалист который будет выполнять, как минимум 50% функций прописанных для финансового директора и нужен главный бухгалтер, но стоимость обоих является экономически необоснованной? Просто решите для себя, кого из них вы примете в штат, а работу второго возложите на аутсорсинговую компанию.
Мы можем взять на себя функции финансового директора, даже в достаточно крупных компаниях. Если же вы решите, что вам более важен в штате сотрудник на должности финансового директора, то должность главного бухгалтера или всей бухгалтерской службы передайте на аутсорсинг. В итоге, за приемлемые деньги вы получите полноценную профессиональную финансово-экономическую службу.
Итог. Если у вас есть подобные вопросы, то они заслуживают всестороннего изучения, рассмотрения разных вариантов и принятия наиболее целесообразного решения. Ведь вы не просто закрываете должность, а решаете функциональные задачи своего бизнеса. Одним из вариантов решений может стать аутсорсинг.
Миф четвертый. Дорого.
Основная цель аутсорсинга – сокращение издержек, получение конкретных гарантий качества и измеримой степени ответственности, закрепленных в договоре с юридическим лицом аутсорсером. Интерес к этим услугам обусловлен тем, что бухгалтерия является отделом который требует существенных затрат, но прямой прибыли предприятию не приносит и, естественно, каждый предприниматель старается снизить затраты, соответственно повысить прибыль и освободить ресурсы, которые он сможет использовать для дальнейшего развития бизнеса.
При комплексном подходе к расчету себестоимости штатной бухгалтерии, аутсорсинг, как правило, дешевле для малого и среднего бизнеса с точки зрения прямых затрат (аренда, канцелярские товары, оборудование рабочих мест, обслуживание оргтехники, обновление бухгалтерских и справочных программ, разовые консультации, посещение специализированных семинаров и т.п.). Если обратить внимание на квалификацию и интеллектуальный потенциал специалистов профессиональной аутсорсинговой компании, которая может обслуживать крупные организации, а к нему при аутсорсинге получает доступ малый и средний бизнес, то вопрос приобретает особый интерес для последнего.
У нашей компании есть несколько достаточно быстрорастущих клиентов, которые, что называется, с пустых отчетов начинали сотрудничать с нами, а сейчас мы внедряем им системы управленческого учета. То есть на практике, они используют наш опыт, по мере развития и роста потребностей своего бизнеса не меняя провайдера услуг.
В итоге получается, что клиенту оказываются услуги по мере надобности, деньги он платит только за полученные консультации и решенные вопросы, в которые вложен весь наш опыт. Это точно дешевле, чем ежемесячно платить рыночную зарплату штатному специалисту высокого класса, способному решать подобные вопросы, которых в компаниях малого и среднего уровня недостаточно для его полной загрузки и соответственно окупаемости.
Итог. Аутсорсинг подразумевает экономию затрат при повышении качества работы и гарантий. Если для вас это дорого, то либо вы недостаточно комплексно оценили затраты, которые аутсорсинг должен снижать, либо вы не видите выгоды лично для своей компании в преимуществах этого вида услуг, либо же вам действительно называют неадекватную цену. В любом случае, этот вопрос требует обсуждения в каждом конкретном случае.
Миф пятый. Слишком много проблем при организации рабочего процесса с удаленной компанией.
Распространенная и очень большая проблема, но… Она в прошлом! Сейчас данное возражение неактуально в виду развитости IT технологий. Сидя у себя в офисе, мы легко работаем по защищенному каналу с базами данных в офисе вашей компании. Мы можем наблюдать в реальном времени, как работают ваши сотрудники в этих базах и сразу вносить коррективы! Мы можем формировать платежки в системе клиент-банк из своего офиса, оставляя за вами право электронной подписи и отправки этих платежей с вашего компьютера.
Для наглядности мы используем презентации. Если вы хотите визуального общения на расстоянии для получения консультации, то мы можем организовывать конференции с подключением веб-камеры.
В работе с клиентами, мы используем весь доступный арсенал IT технологий для повышения продуктивности, оперативности и удобства нашего с вами взаимодействия. Оговоренное количество раз в месяц наши специалисты посещают ваш офис и забирают первичные документы по описи, но это делается в удобное для вас время и на операционный процесс никакого влияния не оказывает.
Итог. Если вы опишете свои требования к оперативности или построению работы бухгалтерии на аутсорсинге, то мы сможем предложить вам решение. Больше тут добавить нечего. Сейчас применение различных програмных продуктов и технических решений для бизнеса ограничено только фантазией и целесообразностью в конкретных ситуациях.
Миф шестой. Чисто бухгалтерский. Аутсорсинг это плохо, так как компания-аутсорсер не обеспечивает контроль получения оригиналов документов и складской учет.
Ну, про оригиналы, я думаю понятно – ни одна бухгалтерия не будет звонить по базе контрагентов продавца и запрашивать документы – это просто нерационально! Данный вопрос относится к работе отдела реализации, который продает продукцию и контролирует закрытие продажи документально или же человека на специальной должности, который сопровождает продажи отдела (Ассистент отдела продаж, например).
Теперь о складском учете. На удалении складской учет не ведется.
Давайте порассуждаем! При наличии штатной бухгалтерской службы, всегда ли у предприятия ведется качественный складской учет? В своей практике мы убедились, что там, где только бухгалтерия занимается складским учетом, моментально появляются проблемы со складом, и не потому, что плохо работает бухгалтерия, а потому что нормально выполнять эту функцию она не в состоянии в сегодняшних условиях. В далекие советские времена, когда сырье, материалы, товар и прочие материальные ценности, которые производились в стране или импортировались, имели артикулы и ГОСТы. Единая система классификации в СССР позволяла, независимо от того приходовались или отпускались со склада материальные ценности, идентифицировать их точно. Сейчас бухгалтерия сталкивается с тем, что каждое предприятие идентичную продукцию называет так, как позволяет фантазия. Примером может служить распространенная ошибка в складском учете, когда на склад от разных поставщиков приходит один и тот же товар, но с разными названиями, артикулами или в разной фасовке. Бухгалтер не специалист и поэтому когда приходует товар, то позиции в документах «Масло» и «Масло-маслянное» для него разный товар, хотя на складе кладовщик понимает, что они идентичны. Отдел реализации продает «Масло-маслянное чудо», кладовщик отпускает «Масло» и «Масло-маслянное». Что делать бухгалтеру, какой товар списывать? Оба? А потом объяснять бухгалтерии заказчика, почему пришел одинаковый товар с разными наименованиями?
Вы должны понимать, что вбить позицию в программу, большой проблемы не составляет – проблемы начнутся уже на первой инвентаризации или продаже дотошному клиенту.
По нашему глубокому убеждению, и из нашего опыта, нормальный беспроблемный складской учет – это вопрос организации складского учета на предприятии, а не чистого бухгалтерского учета и он должен рассматриваться комплексно.
Итог. Смысл аутсорсинга в экономии и оптимизации работы компании клиента, а экономия и оптимизация исключает предоставление услуг заведомо приводящих к проблемам. В подобных случаях, как со складом, мы предлагаем помощь в отладке внутренних процесов и процедур в компании клиента, которые позволят решить проблему в корне, а не создавать видимость деятельности.
Следует напомнить, что данные мифы справедливы для любых видов аутсорсинга, следовательно, примерно одинаковы и способы их опровержения или методы и схемы работы, нивелирующие или минимизирующие возможные негативные стороны. Если у вас возникли любые вопросы, есть задачи или проблемы в финансах, управлении, бухгалтерии и налогах, то свяжитесь с нами, и мы предложим вам наиболее рациональные и качественные пути их решения, учитывая ваши требования оперативности, к гарантиям и другим важным показателям!
Свяжитесь с нами и узнайте больше!Контакты
